Comment mettre en place un erp ?

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Installer un Entreprise ressource planning (ERP) ou Progiciel de gestion intégré (PGI en français) dans une PME/PMI n’est pas chose facile. En effet, ce logiciel chamboule les manies de travail des collaborateurs et constitue un investissement considérable. De plus, il permet aux employés d’une entreprise de bosser à partir d’une base de données similaire. Il ajoute également en temps réel la gestion opérationnelle de diverses prestations (gestion, production, etc.).

Quels sont les buts recherchés ?

Avant d’opter pour le progiciel, il est important de décrire les besoins au sein d’une entreprise. Il faut également déterminer les buts auxquels doivent satisfaire une erp mise en place. Il faut également considérer les logiciels présents dans la firme. Par exemple, la priorité est-elle de posséder une solution générale favorisant une meilleure visibilité sur la totalité des prestations de l’entreprise ? Ou bien d’effectuer des gains de productivité ? Cette étude à l’avance est utile, parce que le passage d’une méthode informatique à un autre nécessite du temps. De plus, ce transfert comporte des coûts de mise en œuvre. Une analyse à l’avance peut être alors effectuée.

Elle explicitera, points par points, les désirs de l’entreprise en matière d’activité, de chiffre d’affaires et d’organisation. Elle expliquera également l’élaboration d’une formation ou les besoins décrits dans chaque département. Pour parvenir à l’ erp mise en place, il est vivement conseillé de représenter des référents au sein de l’entreprise. Ceux-ci tiendront la manivelle du projet depuis le commencement jusqu’à la fin. Dans une PME, généralement, il s’agit du directeur administratif et financier, du chef d’entreprise. Et pour terminer, il existe un collaborateur expérimenté qui sait parfaitement les manies du fonctionnement de l’entreprise.

La mise en place d’un ERP dans une entreprise

Tout d’abord, pour vous lancer dans les étapes de mise en place d’un erp, effectuez une étude à l’avance. Comme pour n’importe quel projet, posez-vous la question pour quelles raisons vous désirez rénover ou implémenter votre logiciel ERP. À quelles sortes de questions son installation trouvera-t-elle des réponses ? Pour déterminer vos buts de façon explicite, l’étude de certains points est nécessaire pour chaque service de l’entreprise. Il existe la collaboration entre les services, les processus, les flux d’informations, les outils déjà employés dans votre entreprise…

Puis, lorsqu’on souhaite être à la tête d’un projet ERP, il est primordial d’installer une gestion des risques. L’objectif est de lister tous les événements pouvant influencer négativement le projet durant sa longévité, ou même mettre en danger son achèvement. Ensuite, constituer une équipe. Dès une erp mise en place décidée, il faut constituer une équipe responsable du projet. Celle-ci s’occupe de l’analyse et de la réalisation du projet. Ces deux ou trois collaborateurs, supervisés par un chef de projet, représentent les acteurs clés du projet. Il faut par la suite élaborer un cahier des charges. Le cahier des charges fonctionnel et technique permet de décrire un périmètre fonctionnel clair…

À ne pas sous-estimer

Car il ne s’agit pas d’un outil informatique commun, avec une architecture particulière, l’ERP peut pousser l’entreprise à prévoir d’autres dépenses. Par exemple, le placement d’argent dans du nouveau matériel informatique, l’acquisition d’un serveur ERP, le renouvellement ou rajeunissement du réseau. Le facteur humain représente l’autre information à considérer. Un nouvel ERP est habituellement suivi d’une organisation récente au sein de l’entreprise. Et ce, à part la formation des collaborateurs pour acquérir le nouvel outil. Il existe également un processus de transformation de l’organisation du travail qu’il ne faut pas sous-estimer, etc.

L’ajout d’un outil ERP requiert ainsi le respect des phases successives pendant lesquelles l’entreprise choisit d’être suivie dans leurs activités professionnelles. En effet, les enjeux ne sont pas seulement financiers. Un projet pareil influe effectivement sur l’organisation du travail et implique une relative bonne échange de l’information au sein de l’organisation. Dès ces phases parcourues, il faut, en fonction des spécialistes du domaine, une année entière, au moins, pour quantifier le ROI (Retour sur Investissement) d’un outil ERP.